• Inleiding

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door KODI BV, met maatschappelijke zetel te 8400 Oostende, Meiboomlaan 5, ingeschreven in de KBO onder nummer 1024.994.050 (“KODI”). Deze verklaring is van toepassing op bezoekers van de website, Professionals die het Platform gebruiken en Externe Partijen die Documenten ontvangen via het Platform.

KODI biedt een digitaal platform aan dat Professionals ondersteunt bij het creëren, beheren en elektronisch delen van plaatsbeschrijvingen, huurcontracten en andere vastgoedgerelateerde documenten (“Platform”). KODI levert hierbij uitsluitend de technologische infrastructuur en oefent geen inhoudelijke controle uit op de gegevens of documenten die via het Platform worden verwerkt. Het Platform is uitsluitend toegankelijk voor Professionals die handelen in de uitoefening van hun beroep.

Wanneer een Professional een registratieaanvraag indient, verwerkt KODI de daarbij verstrekte gegevens om deze aanvraag te beoordelen. De toegang tot het Platform wordt pas geactiveerd nadat KODI de aanvraag heeft goedgekeurd.

Externe Partijen ontvangen bij het gebruik van het Platform een afzonderlijke Disclaimer waarin hun positie en de beperkte verwerking van hun persoonsgegevens wordt uitgelegd. Deze Privacyverklaring geldt aanvullend voor deze beperkte verwerking.

• Definities

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder: 

• Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
• Document: elke plaatsbeschrijving, elk huurcontract of ander vastgoedgerelateerd document dat via het Platform wordt aangemaakt, beheerd, aangepast, gedeeld of gearchiveerd, inclusief concepten, opmerkingen, foto’s en definitieve versies.
• Externe Partij: elke natuurlijke persoon of entiteit (zoals huurders, verhuurders, eigenaars of andere betrokkenen) die een Document of communicatie ontvangt van de Professional via e-mail of een door KODI gegenereerde link, zonder zelf toegang te hebben tot het Platform.
• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4 (1) GDPR.
• Platform: de digitale applicatie ontwikkeld en beheerd door KODI, waarmee Professionals plaatsbeschrijvingen en andere vastgoedgerelateerde documenten kunnen creëren, beheren, bewaren en elektronisch delen met Externe Partijen.
• Professional: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van zijn beroep, door KODI werd toegelaten tot het Platform en het Platform gebruikt voor professionele doeleinden.
• Registratieaanvraag: het verzoek dat een Professional indient om toegang te verkrijgen tot het Platform, waarna KODI beslist of deze aanvraag wordt goedgekeurd.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de entiteit het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (zoals bedoeld in artikel 4 (7) GDPR).
• “Verwerking” of “Verwerken”: elke bewerking of geheel van bewerkingen die met betrekking tot persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals het verzamelen, vastleggen, bewaren, raadplegen, gebruiken, doorzenden of wissen ervan (zoals bedoeld in artikel 4 (2) GDPR).
• Verwerker: entiteit die persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van en op instructie van een verwerkingsverantwoordelijke (artikel 4 (8) GDPR).

• Toepassingsgebied

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die KODI uitvoert in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, zoals verder toegelicht in artikel 4.

• Rol van KODI: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

KODI verwerkt persoonsgegevens in verschillende hoedanigheden, afhankelijk van de aard van de verwerking en de relatie tussen KODI, de Professional en eventuele Externe Partijen. Het is belangrijk om duidelijk te onderscheiden wanneer KODI optreedt als verwerkingsverantwoordelijke en wanneer als verwerker.

1. KODI als verwerkingsverantwoordelijke:

KODI treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor verwerkingen waarbij KODI zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Dit is onder meer het geval voor:

• het beheer van de website en de online functionaliteiten;
• het ontvangen en opvolgen van registratieaanvragen van Professionals;
• het beoordelen en al dan niet goedkeuren van registratieaanvragen;
• het aanmaken, beheren en beveiligen van accounts van Professionals;
• de verwerking van facturatie-, betalings- en administratieve gegevens;
• communicatie met Professionals en het beantwoorden van vragen;
• logging, beveiliging en monitoring van het Platform;
• statistische en analytische verwerkingen voor de optimalisering van het Platform;
• optionele toekomstige diensten waarvoor de betrokken Externe Partij voorafgaandelijk toestemming verleent.

KODI bepaalt in deze gevallen zelfstandig waarom bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt en welke middelen hiervoor worden ingezet.

KODI treedt echter niet op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die door de Professional worden ingevoerd in het Platform voor de opmaak of verzending van Documenten (zie infra).

1. KODI als verwerker:

KODI treedt op als verwerker wanneer Persoonsgegevens worden verwerkt:

• in het kader van de opmaak, structurering en opslag van Documenten via het Platform;
• bij het verwerken, opslaan of ordenen van foto’s, vaststellingen en pandgegevens;
• bij de verzending van Documenten aan Externe Partijen;
• bij het ontvangen en verwerken van eventuele opmerkingen van Externe Partijen;
• bij alle andere verwerkingen waarbij KODI uitsluitend handelt op instructie van de Professional.

In deze context bepaalt KODI niet het doel van de verwerking. De Professional blijft volledig verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die via het Platform worden ingevoerd.

KODI oefent geen inhoudelijke controle uit op de gegevens die door Professionals worden verwerkt en mag deze gegevens niet gebruiken voor eigen doeleinden.

1. Externe Partijen

Voor Externe Partijen verwerkt KODI persoonsgegevens uitsluitend:

• om het Document technisch te verzenden;
• om opmerkingen te registreren en ter beschikking te stellen van de Professional;
• om de verzending en ontvangst te registreren in technische logbestanden;
• enkel wanneer de Externe Partij optioneel toestemming geeft voor aanvullende diensten.

In alle andere gevallen blijven Externe Partijen uitsluitend verbonden met de Professional en ontstaat er geen rechtstreekse contractuele relatie met KODI.

• Welke Persoonsgegevens verwerkt KODI?

KODI verwerkt enkel de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de correcte werking van het Platform, de dienstverlening aan Professionals en de beperkte technische verwerking voor Externe Partijen. De categorieën van gegevens zijn de volgende:

1. Websitebezoekers:

KODI kan persoonsgegevens van websitebezoekers verwerken, zoals:

• identificatiegegevens die vrijwillig worden verstrekt via contactformulieren (naam, e-mailadres, telefoonnummer);
• technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, toesteltype, tijdstempels, geraadpleegde pagina’s en cookiegegevens;
• communicatiegegevens indien de bezoeker KODI contacteert.

Deze gegevens worden verwerkt om de website toegankelijk te maken, de beveiliging te verzekeren, vragen te beantwoorden en de gebruikerservaring te verbeteren.

1. Professionals:

In het kader van de registratieaanvraag, de bediening van het Platform en de facturatie verwerkt KODI onder meer de volgende persoonsgegevens:

• identificatie- en contactgegevens (naam, ondernemingsnummer, e-mailadres, adres, telefoonnummer);
• gegevens uit de registratieaanvraag;
• accountgegevens (gebruikersnaam, toegangsrechten);
• facturatie- en betalingsgegevens (factuurnummer, transacties, btw-informatie);
• communicatie met KODI (ondersteuning, functieverzoeken, correspondentie);
• log- en gebruiksgegevens, waaronder het gebruik van credits, ip-adressen, tijdstempels, technische systeemberichten en informatie over interacties binnen het Platform.

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, de beveiliging van het Platform en de naleving van wettelijke verplichtingen.

Een Professional kan meerdere gebruikersaccounts aanmaken voor personen die onder zijn verantwoordelijkheid handelen. Deze gebruikers maken gebruik van het Platform in naam en voor rekening van de Professional, die verantwoordelijk blijft voor het beheer van de toegangsrechten en het gebruik van het Platform.

1. Gegevens van Externe Partijen (verwerkt door KODI als verwerker):

Wanneer een Professional Documenten opmaakt via het Platform en deze verzendt naar Externe Partijen, verwerkt KODI uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om deze technische verwerking mogelijk te maken. Het betreft:

• identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mailadres);
• gegevens omtrent het pand of de situatie waarop het Document betrekking heeft;
• opmerkingen die Externe Partijen via het Platform invullen;
• foto’s en vaststellingen die de Professional in het Platform heeft geplaatst;
• technische gegevens zoals tijdstempels, logs van verzending en ontvangst, en eventuele foutmeldingen.

KODI gebruikt deze persoonsgegevens nooit voor eigen doeleinden en verwerkt ze uitsluitend op instructie van de Professional.

Beelden die in het kader van een plaatsbeschrijving via het Platform worden gecreëerd, bevatten normaal gezien geen Persoonsgegevens. Indien uitzonderlijk toch identificeerbare elementen aanwezig zijn, gebeurt de verwerking daarvan uitsluitend in opdracht van de Professional.

• Doeleinden en rechtsgronden

1. KODI als verwerkingsverantwoordelijke

KODI verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Beheer van de website en optimalisatie van de gebruikerservaring, inclusief beveiliging en monitoring.
  Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• Aanmaak en beheer van accounts van Professionals, inclusief verificatie en toekennen van toegangsrechten.
  Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Levering en ondersteuning van het Platform, inclusief klantenbeheer en dienstcommunicatie.
  Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie, betalingsverwerking en boekhouding.
  Rechtsgrond: wettelijke verplichting.
• Beveiliging van het Platform en IT-infrastructuur, inclusief logging en fraudepreventie.
  Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• Communicatie met Professionals, zoals serviceberichten en antwoorden op vragen.
  Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

1. KODI als verwerker

Wanneer de Professional het Platform gebruikt voor het aanmaken, beheren en verzenden van Documenten, verwerkt KODI persoonsgegevens uitsluitend:

• om de technische werking van het Platform mogelijk te maken;
• om Documenten te genereren, op te slaan en te structureren;
• om communicatie of opmerkingen van Externe Partijen technisch te ontvangen en door te geven aan de Professional;
• om documenten elektronisch te verzenden op instructie van de Professional;
• om versiebeheer, logging en opslag van documenten te ondersteunen.

In deze context:

• bepaalt de Professional het doel en de middelen van de verwerking;
• verwerkt KODI de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden;
• oefent KODI geen inhoudelijke controle uit op gegevens of Documenten.

Deze verwerkingen worden geregeld in de verwerkersovereenkomst tussen KODI en de Professional.

• Delen van persoonsgegevens met derden

KODI deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerkingen of wanneer de betrokken persoon daarvoor toestemming heeft gegeven.

Dit omvat:

• IT-dienstverleners die het Platform hosten, ondersteunen of beveiligen;
• administratieve, boekhoudkundige of juridische dienstverleners;
• externe dienstverleners uitsluitend voor optionele diensten waarvoor de Externe Partij vooraf toestemming heeft gegeven;
• autoriteiten of toezichthouders wanneer dit wettelijk verplicht is.

KODI verkoopt of verhuurt nooit persoonsgegevens.

KODI blijft verantwoordelijk voor het waarborgen van passende contractuele waarborgen, inclusief verwerkersovereenkomsten met derde partijen die persoonsgegevens namens KODI verwerken.

Wij werken samen met Microsoft Clarity en Microsoft Advertising om vast te leggen hoe u onze website gebruikt en ermee interageert via gedragsstatistieken, heatmaps en sessieherhaling om onze producten/diensten te verbeteren en te vermarkten. Websitegebruiksgegevens worden vastgelegd met behulp van first-party en third-party cookies en andere trackingtechnologieën om de populariteit van producten/diensten en online activiteit te bepalen. Daarnaast gebruiken we deze informatie voor site-optimalisatie, fraude-/beveiligingsdoeleinden en advertenties. Voor meer informatie over hoe Microsoft uw gegevens verzamelt en gebruikt, bezoek de Privacyverklaring van Microsoft.

• Bewaartermijnen

KODI bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld. Meer specifiek:

• gegevens van Professionals worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en gedurende de wettelijke bewaartermijnen nadien (o.a. 7 jaar voor facturatie);
• log- en beveiligingsgegevens worden bewaard gedurende korte bewaartermijnen (doorgaans enkele dagen tot weken), tenzij langer vereist voor incidentonderzoek;
• persoonsgegevens van Externe Partijen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de instructies van de Professional en conform de tussen KODI en de Professional geldende verwerkersovereenkomst;
• persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming worden bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken of tot het doel van de verwerking is vervuld.

• Rechten van de Betrokkenen 

Betrokkenen hebben recht op:

• inzage in hun persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• wissing van persoonsgegevens (in de gevallen voorzien door de GDPR);
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking gebaseerd op gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van persoonsgegevens die door de betrokkene zijn verstrekt.

Professionals kunnen deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verantwoordelijke voor Privacy van KODI via het e-mailadres victoire@KODI.immo.  Om een correcte en snelle verwerking mogelijk te maken, wordt gevraagd om “Privacy” te vermelden in het onderwerp van de e-mail.

Externe Partijen dienen hun rechten met betrekking tot verwerkingen waarvoor KODI als verwerker optreedt uit te oefenen bij de Professional. KODI kan zulke verzoeken niet zelfstandig behandelen.

Voor verwerkingen waarvoor KODI zelf verwerkingsverantwoordelijke is (bijvoorbeeld technische logs of communicatie), kunnen Externe Partijen rechtstreeks contact opnemen met KODI.

• Beveiliging

KODI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Maatregelen omvatten onder meer:

• toegangsbeveiliging en authenticatiemechanismen;
• encryptie en beveiligde communicatiemethoden;
• interne policies inzake dataminimalisatie en toegangsbeheer;
• monitoring, logging en audit van systeemactiviteiten;
• afspraken met IT-partners.

Hoewel KODI redelijke maatregelen neemt om persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen.

• Wijzigingen aan de Privacyverklaring

KODI kan deze Privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op de website. 

Belangrijke wijzigingen worden vooraf aangekondigd.